Planificación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

Planificación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

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Resumen:
En el mundo actual de negocios de ritmo rápido, más y más empresas están decidiendo convertirse en sin papeles. "Convertirse Sin
papeles 'es básicamente el proceso de tomar todos los registros en papel de la empresa y convertirlos en imágenes digitales,
recuperables a través de la red de la compañía de computadoras y estaciones de trabajo. Esto permite a la empresa para acceder a los
registros en papel en una fracción del tiempo que les lleve a recuperar un archivo de papel y evita que los empleados de tener que
volver a presentar la doc ...


Palabras clave:
Documento Electrónico Sistema de Gestión electrónica de software de gestión de documentos, Sof Oficina sin papel


Cuerpo del artículo:
En el mundo actual de negocios de ritmo rápido, más y más empresas están decidiendo convertirse en sin papeles. "Convertirse Sin
papeles 'es básicamente el proceso de tomar todos los registros en papel de la empresa y convertirlos en imágenes digitales,
recuperables a través de la red de la compañía de computadoras y estaciones de trabajo. Esto permite a la empresa para acceder a los
registros en papel en una fracción del tiempo que les lleve a recuperar un archivo de papel y evita que los empleados de tener que
volver a presentar los documentos que recuperar.

La eficiencia obtenida a partir de una oficina sin papeles son enormes. Estas eficiencias que la empresa pueda aumentar su velocidad
de procesamiento, es reducir el espacio de almacenamiento, y mejorar la seguridad en sus documentos de negocio importantes. También
permite a la empresa fácilmente copias de seguridad de todos sus registros en caso de un desastre o robo de los archivos.

La inversión inicial para el negocio que se está haciendo sin papel es por lo general en un Sistema de Gestión Electrónica de
Documentos (EDMS). Este EDMS es la herramienta que la empresa utiliza para escanear y administrar todos sus archivos electrónicos.
Proporciona la interfaz para los trabajadores para recuperar los archivos y proporciona la seguridad para evitar que personas no
autorizadas tengan acceso a estos archivos.

Antes de que un negocio puede llegar a ser sin papeles, es importante que lo hagan un poco de planificación por adelantado
importantes a fin de reducir errores críticos en el futuro. La primera cosa que debe ser tenido en cuenta es el tipo y cantidad de
archivos que se almacenan en el Sistema de Gestión Electrónica de Documentos. Por ejemplo, este sistema sólo necesita almacenar los
documentos escaneados, o también es necesario para almacenar documentos de trabajo, tales como Microsoft Word y Microsoft Excel.
Algunos sistemas solamente se almacenan las imágenes digitalizadas, así que si usted necesita esta flexibilidad, asegúrese de hacer
esa pregunta.

Además, algunos EDMS la voluntad de guardar las imágenes directamente en la computadora de escritorio individual del empleado. Esto
está bien si usted está guardando una pequeña cantidad de archivos y no es necesario compartir los archivos entre varios empleados.
Por lo general, una mejor idea, sin embargo, para la compra de un sistema que almacena todos los archivos en un repositorio central,
de modo que todos los usuarios puedan tener acceso a los archivos. Estos sistemas también ofrecen la seguridad basado en permisos,
por lo que es fácil de especificar exactamente quién puede tener acceso a archivos específicos.

La parte más importante de convertirse en sin papeles sin embargo, es el bajar los archivos en el sistema. Esto es generalmente un
proceso que consume tiempo, y también puede ser un costoso. Usted debe decidir por adelantado qué archivos deben ser almacenados en
el sistema. Al principio, probablemente se inclinaría a desear para incluir todos los archivos en el sistema. Por lo general, más
factible, sin embargo, para incluir sólo los documentos que probablemente se va a recibir a menudo. Esto le permitirá mantener sus
costos iniciales hacia abajo, y cuando su empresa se ha convertido en cómodo y familiarizado con el sistema, por lo general puede
justificar poner todos sus archivos en el sistema.